Korporativni sistemi za upravljanje vsebin (ECM-sistemi) so vrste programske tehnologije, ki so široko uporabne pri upravljanju, shranjevanju, iskanju in zaščiti nestrukturiranih informacij, ki so neposredno povezane z upravljanjem poslovnih procesov v kateri koli organizaciji.
Nekateri zamenjujejo sisteme ECM in elektronski sistemi za upravljanje dokumentov (EDMS). Zmeda med temi opredelitvami nastane zaradi dejstva, da zelo pogosto EDMS poleg modulov za upravljanje dokumentov podjetij vključuje tudi nekatere funkcije ECM. Kot na primer interakcija zaposlenih pri pripravi dokumentov. V takšnih razmerah je povsem mogoče razpravljati o razširitvi funkcionalnosti na sistem ECM.
Glavna razlika med sistemom ECM in sistemom EDMS je v tem, da poleg vodenja elektronskega upravljanja z dokumenti podjetja sistemi ECM ustvarjajo enoten informacijski prostor za vse uporabnike organizacije in omogočajo avtomatizacijo poslovnih procesov.
Zahvaljujoč uporabi sistemov ECM se optimizirajo delovna sredstva in operativni stroški podjetja se znatno zmanjšajo.
Sistemi ECM običajno vključujejo naslednja pododdelka (module), od katerih se vsak integrira s preostalimi podpoglavji in lahko obstajajo tudi ločeno.
Spodaj je nekaj:
- Enterprise elektronski modul za upravljanje dokumentov;
- Podporni modul za poslovne procese;
- Modul za upravljanje spletnih vsebin za spletno mesto ali portal podjetja,
- Modul za upravljanje medijskih vsebin;
- Modul za upravljanje znanja;
- Modul za nadzor dostopa do vsebine, ki zagotavlja potrebne informacije ne glede na čas in kraj.
Vsako od pododdelkov zahteva določene spretnosti. Na primer, upravljanje spletnih vsebin spletnega mesta ali portala podjetja zahteva posebno znanje o upravljanju internetnih virov, podjetje za elektronski modul za upravljanje dokumentov pa zahteva specifike notranjega gibanja dokumentov.
ECM-sistemi združujejo vsebino dokumentov in vodstvene vidike podjetja, kar ustvarja enotno okolje za upravljanje z dokumenti in zmanjšuje število delovnih aktivnosti za izvajanje poslovnih nalog. Tako korporativna vsebina postane na voljo tistim uporabnikom, ki jo potrebujejo za hitro in kakovostno delo.
